Ông Liu Lean đã đào tạo tuyệt vời về “chính sách và hoạt động tinh gọn” cho cán bộ cấp trung trở lên của công ty. Ý tưởng cốt lõi của nó là một doanh nghiệp hoặc một nhóm phải có mục tiêu chính sách rõ ràng và đúng đắn, và bất kỳ quyết định và những điều cụ thể nào cũng phải được thực hiện xung quanh chính sách đã thiết lập. Khi định hướng và mục tiêu rõ ràng, các thành viên trong nhóm có thể tập trung và làm hết sức mình mà không sợ khó khăn; quản lý chính sách quyết định chiều cao, và quản lý mục tiêu phản ánh cấp độ.

Định nghĩa của chính sách là “phương hướng và mục tiêu để hướng dẫn doanh nghiệp tiến lên phía trước”. Chính sách bao gồm hai ý nghĩa: một là phương hướng, và hai là mục tiêu.

Phương hướng là nền tảng và có thể hướng dẫn chúng ta theo một hướng nhất định.

Mục tiêu là kết quả cuối cùng mà chúng ta muốn đạt được. Vị trí của mục tiêu rất quan trọng. Nếu rất dễ đạt được, thì không gọi là mục tiêu mà là nút; nhưng nếu không thể đạt được và khó đạt được, thì không gọi là mục tiêu mà là giấc mơ. Mục tiêu hợp lý đòi hỏi sự nỗ lực chung của cả nhóm và có thể đạt được thông qua sự chăm chỉ. Chúng ta phải dám nâng cao mục tiêu, chỉ khi nâng cao mục tiêu, chúng ta mới có thể tìm ra những vấn đề tiềm ẩn và sửa chữa lỗ hổng kịp thời; giống như leo núi, bạn không cần phải lập kế hoạch để leo lên một ngọn đồi cao 200 mét, chỉ cần leo lên; nếu bạn muốn leo lên đỉnh Everest, không thể thực hiện được nếu không có đủ sức mạnh thể chất và lập kế hoạch cẩn thận.

Đã xác định được phương hướng và mục tiêu, còn lại là làm sao để đảm bảo rằng bạn luôn đi đúng hướng, làm sao để kịp thời điều chỉnh những sai lệch, tức là sử dụng phương pháp nào để đảm bảo thực hiện được chính sách và mục tiêu, và đảm bảo rằng thiết kế hệ thống là hợp lý và thực tế. Cơ hội thực hiện được điều đó sẽ tăng lên rất nhiều.

Quản lý hoạt động thực hiện mục tiêu chính sách thực chất là để doanh nghiệp thiết kế một hệ thống quản lý nhằm đảm bảo thực hiện suôn sẻ các mục tiêu của doanh nghiệp.

Để làm tốt bất cứ việc gì, tài năng là nền tảng; văn hóa doanh nghiệp tốt có thể thu hút và giữ chân tài năng; nó cũng có thể phát hiện và bồi dưỡng tài năng từ bên trong doanh nghiệp. Một phần lớn lý do khiến nhiều người tầm thường là họ chưa đặt họ vào vị trí phù hợp và chưa phát huy được lợi thế của họ.

Mục tiêu chính sách của doanh nghiệp phải được phân chia theo từng lớp, chia nhỏ mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ theo từng cấp độ, mở rộng đến cấp độ cơ bản nhất; cho mọi người biết mục tiêu của từng cấp độ, bao gồm mục tiêu của công ty, hiểu và thống nhất với nhau, cho mọi người hiểu rằng chúng ta là một cộng đồng lợi ích, và chúng ta đều có lợi và đều có hại.

Hệ thống quản lý hoạt động phải được kiểm tra bất cứ lúc nào từ bốn khía cạnh sau: có được thực hiện hay không, có đủ năng lực tài nguyên hay không, có thể hỗ trợ cho việc thực hiện mục tiêu hay không và có thực hiện hiệu quả chiến lược hay không. Tìm ra vấn đề, điều chỉnh chúng bất cứ lúc nào và sửa chữa các sai lệch bất cứ lúc nào để đảm bảo tính đúng đắn và hoạt động hiệu quả của hệ thống

Hệ điều hành cũng nên được quản lý theo chu trình PDCA: nâng cao mục tiêu, phát hiện vấn đề, vá lỗ hổng và tăng cường hệ thống. Quá trình trên nên được thực hiện theo chu kỳ mọi lúc, nhưng nó không phải là một chu kỳ đơn giản, mà là tăng dần trong chu kỳ.

Để đạt được mục tiêu chính sách, cần phải quản lý hiệu suất hàng ngày; không chỉ mục tiêu chính sách phải được hình dung, mà còn cả các phương pháp có hệ thống được áp dụng xung quanh việc thực hiện mục tiêu chính sách. Một là nhắc nhở mọi người chú ý đến các hướng dẫn và mục tiêu bất cứ lúc nào, và hai là tạo điều kiện cho mọi người dễ dàng sửa chữa các sai lệch bất cứ lúc nào và thực hiện tinh chỉnh bất cứ lúc nào, để họ không phải trả giá đắt cho những sai lầm không thể kiểm soát.

Mọi con đường đều dẫn đến Rome, nhưng phải có một con đường gần nhất và có thời gian đến ngắn nhất. Quản lý hoạt động là cố gắng tìm ra con đường tắt này đến Rome.